CÔNG TY TNHH VIỆN CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT KINH DOANH VIỆT NAM (sau đây gọi là “Công ty”) luôn tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng trong quá trình tìm hiểu thông tin, sử dụng sản phẩm, dịch vụ và thực hiện giao dịch với Công ty.
Chính sách này quy định phương thức tiếp nhận và quy trình xử lý các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, đơn hàng, thanh toán, giao nhận, chất lượng sản phẩm, đổi trả, hoàn tiền và các vấn đề khác phát sinh trong quá trình giao dịch trên website https://vcnsxkdvn.com.vn/.
Công ty cam kết tiếp nhận và xử lý các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại trên tinh thần thiện chí, minh bạch, hợp tác và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
1. Phương thức tiếp nhận phản ánh, yêu cầu, khiếu nại
Khách hàng có thể liên hệ với CÔNG TY TNHH VIỆN CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT KINH DOANH VIỆT NAM thông qua các phương thức sau:
| Kênh tiếp nhận | Hình thức / Thông tin liên hệ | Thời gian hỗ trợ |
| Website | Gửi yêu cầu thông qua mục Liên hệ trên website https://vcnsxkdvn.com.vn/ | Theo khả năng tiếp nhận của hệ thống |
| Vienprovitech@gmail.com | Trong giờ làm việc | |
| Điện thoại/ Hotline |
|
Trong giờ làm việc |
| Trực tiếp | 17 Lê Quang Định, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam | Trong giờ làm việc |
Đối với các phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc giao dịch, khách hàng nên cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Họ và tên khách hàng
- Số điện thoại hoặc email liên hệ
- Mã đơn hàng hoặc thông tin giao dịch (nếu có)
- Nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại
- Thời gian phát sinh vấn đề
- Hình ảnh, video hoặc tài liệu liên quan (nếu có)
Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp Công ty có cơ sở kiểm tra, xác minh và xử lý vấn đề nhanh chóng, chính xác.
Các phản ánh, yêu cầu và khiếu nại được tiếp nhận qua các kênh trên sẽ được tổng hợp và xử lý theo từng trường hợp cụ thể nhằm hạn chế tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót thông tin.
2. Trình tự thủ tục tiếp nhận và giải quyết
Công ty thực hiện việc tiếp nhận và xử lý phản ánh, yêu cầu, khiếu nại theo quy trình cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận
Công ty ghi nhận thông tin khách hàng và nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại thông qua kênh liên hệ mà khách hàng lựa chọn.
Bước 2: Xác nhận tiếp nhận
Sau khi tiếp nhận thông tin, Công ty sẽ xác nhận việc tiếp nhận và thông báo cho khách hàng về phương án hoặc thời gian dự kiến phản hồi, tùy thuộc vào tính chất và mức độ của vụ việc.
Bước 3: Phân loại và chuyển xử lý
Nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại được phân loại theo từng nhóm vấn đề, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Thông tin về sản phẩm, dịch vụ;
- Chất lượng hoặc tình trạng sản phẩm;
- Đơn hàng và thông tin đặt hàng;
- Thanh toán;
- Giao nhận;
- Sản phẩm giao sai, thiếu hoặc không đúng thỏa thuận;
- Đổi trả, hoàn tiền;
- Hỗ trợ trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ;
- Các vấn đề khác liên quan đến quá trình giao dịch.
Bước 4: Xác minh và xử lý
Công ty tiến hành kiểm tra thông tin đơn hàng, lịch sử giao dịch, tình trạng sản phẩm, nội dung dịch vụ và các tài liệu, bằng chứng do khách hàng cung cấp để xác định nguyên nhân và trách nhiệm của các bên.
Trong trường hợp cần thiết, Công ty có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm hình ảnh, video, chứng từ hoặc các thông tin liên quan để phục vụ quá trình xác minh.
Bước 5: Phản hồi kết quả
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về kết quả xử lý và phương án khắc phục phù hợp, có thể bao gồm hỗ trợ, điều chỉnh, bổ sung, đổi sản phẩm, hoàn tiền hoặc các phương án khác nếu thuộc trường hợp được áp dụng theo chính sách của Công ty và quy định pháp luật.
Bước 6: Xem xét lại và giải quyết tranh chấp
Trường hợp khách hàng chưa đồng ý với kết quả xử lý, khách hàng có quyền liên hệ lại với Công ty để yêu cầu xem xét và cung cấp thêm thông tin, tài liệu liên quan.
Công ty ưu tiên giải quyết các vấn đề thông qua trao đổi và thỏa thuận giữa các bên trên tinh thần thiện chí, hợp tác.
Trường hợp tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, các bên có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Thời hạn phản hồi và giải quyết
Thời gian xử lý dưới đây mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy thuộc vào tính chất, mức độ phức tạp của từng trường hợp:
| Loại yêu cầu | Thời gian phản hồi dự kiến | Thời gian xử lý dự kiến |
| Lỗi website hoặc vấn đề kỹ thuật | Trong vòng 24 giờ | 3 – 5 ngày làm việc |
| Thắc mắc về sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn hàng | Trong vòng 24 giờ | 1 – 3 ngày làm việc |
| Vấn đề về thanh toán | Trong vòng 24 giờ | 3 – 5 ngày làm việc |
| Sản phẩm giao sai, thiếu hoặc không đúng thỏa thuận | Trong vòng 24 giờ | 3 – 5 ngày làm việc |
| Phản ánh về chất lượng sản phẩm, dịch vụ | Trong vòng 24 giờ | 3 – 7 ngày làm việc |
| Yêu cầu đổi trả/hoàn tiền | Trong vòng 24 giờ | 5 – 10 ngày làm việc
(tùy phương thức thanh toán) |
| Khiếu nại hoặc tranh chấp phức tạp | Trong vòng 3 ngày làm việc | Không quá 15 ngày làm việc (trừ trường hợp bất khả kháng) |
Đối với những trường hợp cần thêm thời gian để xác minh thông tin, đối soát giao dịch hoặc làm việc với các bên liên quan, Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng xử lý và thời gian dự kiến phản hồi tiếp theo thông qua thông tin liên hệ mà khách hàng đã cung cấp.
4. Biện pháp và công cụ hỗ trợ giải quyết
Để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và bảo đảm việc xử lý phản ánh, yêu cầu, khiếu nại được minh bạch, Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Kiểm tra thông tin đơn hàng và lịch sử giao dịch;
- Kiểm tra thông tin sản phẩm, dịch vụ;
- Kiểm tra hình ảnh, video hoặc tài liệu do khách hàng cung cấp;
- Kiểm tra thông tin giao nhận từ đơn vị vận chuyển (nếu có);
- Trao đổi trực tiếp với khách hàng để xác minh vấn đề;
- Làm việc với các bộ phận hoặc đơn vị liên quan để xác minh thông tin;
- Thực hiện hỗ trợ, điều chỉnh, đổi sản phẩm, bổ sung hoặc hoàn tiền trong trường hợp phù hợp;
- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ;
- Lưu trữ thông tin trao đổi và giao dịch cần thiết nhằm phục vụ việc kiểm tra, xử lý khiếu nại;
- Tiếp nhận và xem xét lại các trường hợp khách hàng chưa đồng ý với phương án xử lý ban đầu.
Công ty ưu tiên phương án giải quyết hợp lý, bảo đảm quyền lợi chính đáng của khách hàng đồng thời phù hợp với chính sách của doanh nghiệp và quy định pháp luật hiện hành.
5. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng
Để việc xử lý được nhanh chóng và chính xác, khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và chính xác liên quan đến nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.
Đối với các khiếu nại liên quan đến tình trạng sản phẩm khi nhận hàng, khách hàng nên cung cấp hình ảnh hoặc video thể hiện tình trạng sản phẩm, bao bì và các thông tin liên quan tại thời điểm nhận hàng khi có thể.
Khách hàng không được cung cấp thông tin giả mạo, cố ý gây hiểu nhầm hoặc lợi dụng chính sách khiếu nại, đổi trả, hoàn tiền để gây thiệt hại cho Công ty.
Công ty có quyền từ chối hoặc tạm thời chưa xử lý các phản ánh, khiếu nại không đầy đủ, không có căn cứ xác minh hoặc có dấu hiệu gian lận, giả mạo hay vi phạm pháp luật.
6. Giải quyết tranh chấp
Công ty và khách hàng ưu tiên giải quyết các tranh chấp phát sinh thông qua thương lượng, trao đổi và thỏa thuận trên tinh thần thiện chí và hợp tác.
Trường hợp việc thương lượng không đạt được kết quả, các bên có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Việc giải quyết tranh chấp được thực hiện trên cơ sở các thông tin giao dịch, chính sách đã công bố trên website, thỏa thuận giữa các bên và các quy định pháp luật có liên quan.
7. Cập nhật chính sách
CÔNG TY TNHH VIỆN CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT KINH DOANH VIỆT NAM có quyền cập nhật hoặc điều chỉnh Chính sách tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại để phù hợp với hoạt động kinh doanh, sự thay đổi của website và quy định pháp luật hiện hành.
Phiên bản cập nhật sẽ được công bố công khai trên website https://vcnsxkdvn.com.vn.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH VIỆN CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT KINH DOANH VIỆT NAM
Mã số thuế: 0319205033
Địa chỉ: 17 Lê Quang Định, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 02873 053 099 ♦ Hotline: 1900 638069
Email: Vienprovitech@gmail.com
Website: https://vcnsxkdvn.com.vn